O recurso mala direta geralmente é utilizado quando queremos enviar um mesmo documento para diversas pessoas (divulgação de produtos, serviços, convites, fins informativos no geral), personalizando-o de acordo com os dados individuais.
Como maior benefício, este recurso permite ao remetente dirigir-se diretamente a cada pessoa, com apenas um único modelo de documento.
Antes de criarmos nossa mala direta, criaremos dois documentos. O primeiro consiste em um arquivo de dados, arquivo este que servirá como origem de dados para nossa mala direta (contendo os dados dos destinatários). O segundo documento consiste em uma simples carta, que será enviada aos destinatários.
Para criar o arquivo de dados, abra o Microsoft Word e crie uma tabela com 5 colunas e 7 linhas (por exemplo), na primeira linha de cada coluna, insira os seguintes dados: NOME, ENDEREÇO, CEP, CIDADE, ESTADO; e em seguida preencha os campos vazios e salve o arquivo em um diretório qualquer. Veja o exemplo abaixo:
|
NOME
|
ENDEREÇO
|
CEP
|
CIDADE
|
ESTADO
|
|
JOÃO
|
RUA UM
|
11111-111
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
|
JOSÉ
|
RUA DOIS
|
22222-222
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
|
MARIA
|
RUA TRÊS
|
33333-333
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
|
PEDRO
|
RUA QUATRO
|
44444-444
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
|
JOANA
|
RUA CINCO
|
55555-555
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
|
CARLA
|
RUA SEIS
|
66666-666
|
RIO DE JANEIRO
|
RJ
|
Para criar o segundo documento, abra um novo documento do Microsoft Word e digite uma carta (texto simples, que será enviado aos destinatários). Agora daremos início, a criação da mala direta.
Com o segundo documento aberto (a carta), vá ao Menu ferramentas / cartas e correspondências... Nesta opção encontramos as seguintes sub-opções:
Mala direta – Exibe o assistente de mala direta, onde devemos informar em que tipo de documento iremos trabalhar: carta, e-mails, envelopes, etiquetas ou diretório.
Mostrar barra de ferramentas ‘Mala direta’ – Exibe (ou oculta) a barra de ferramentas ‘Mala direta’.
Envelopes e etiquetas... – Abre a janela ‘envelopes e etiquetas’; possibilitando a criação de um endereçamento padrão (que posteriormente será alimentado por uma fonte de dados), para envelopes e etiquetas. OBS: Não necessariamente será utilizado o endereçamento para estes casos; é apenas a função mais utilizada.
Assistente de carta... – Esta sub-opção lhe permite abrir o assistente de cartas; que lhe possibilitará criar um documento modelo, contendo o corpo da mensagem de uma carta que será enviada para diversas pessoas, onde a origem de dados (dados posteriores) são as informações que variam para cada pessoa. Ex: nome, endereço, telefone e etc.
OBS: Você pode optar por qualquer uma das opções mencionadas acima, mas neste exemplo, utilizaremos a opção ‘Mala direta’.
Etapa 1: Selecione o tipo de documento
Com o assistente de “mala direta” aberto, escolheremos a opção “cartas”. Clique em “Próxima: Documento inicial” para passar para a próxima etapa.
Etapa 2: Selecione o documento inicial
Devemos informar ao assistente, como desejamos configurar a carta.
Dentre as 3 opções: usar documento atual, iniciar com base em um modelo e iniciar com base em um documento existente; optaremos pela primeira (usar documento atual).
OBS: Esta opção é a escolhida, pois já foi criada uma carta e acionamos o assistente a partir deste documento criado.
Clique em “Próxima”, para avançarmos para a próxima etapa.
Etapa 3: Selecione os destinatários
Nesta etapa informaremos ao assistente de mala direta, os destinatários da carta. Dentre as opções fornecidas: usar uma lista existente, selecionar nos contatos do Outlook e digitar uma nova lista; optaremos pela opção “usar uma lista existente”.
Ao clicar em “Próxima”, será aberta uma janela para selecionarmos uma fonte de dados. Deve-se selecionar o arquivo de dados criado (que foi mencionado no inicio do texto), e clicar em “ABRIR”. Em seguida será exibida uma janela (destinatários da mala direta) com as fontes de dados do arquivo selecionado, clique “OK” e em seguida, clique em “Próxima” para seguir para a próxima etapa.
OBS: A fonte de dados pode ser proveniente do Microsoft Outlook, Microsoft Access, Microsoft Excel, etc.
Etapa 4: Escreva a carta
Como nosso documento já foi criado (documento este que estamos utilizando para criar a mala direta), clique em “próxima” para seguir para a próxima etapa.
Etapa 5: Visualize as cartas
Nesta etapa você pode visualizar as cartas e/ou alterar a lista de destinatários. Clique em “Próxima” para seguir para a próxima etapa.
Etapa 6: Conclua a mesclagem
Nesta etapa você conclui a mala direta, e poderá imprimir as cartas mescladas ou editar cartas específicas para adicionar comentários pessoais.
E esta é apenas uma das diversas formas de se criar uma mala direta.
Até a próxima coluna!
Wellington Ferreira